XRechnung erstellen: Unser Leitfaden zur XML-Rechnung

Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmer:innen verpflichtet, im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Die Pflicht zur Ausstellung wird je nach Unternehmensgröße gestaffelt ab 2027 wirksam; Kleinunternehmer:innen sind davon ausgenommen. Die inhaltlichen Anforderungen entsprechen den Pflichtangaben nach UStG, ergänzt um Formatvorgaben wie XRechnung oder ZUGFeRD.

Der folgende Artikel fasst zusammen, was bei der Erstellung einer XRechnung zu beachten ist, wie eine XRechnung auszusehen hat und welche Anbieter entsprechende Tools anbieten.

Das XRechnung-Format ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen im XML-Format (E-Invoicing). Es basiert auf der europäischen Norm EN-16931 und stellt sicher, dass Rechnungsdaten strukturiert und maschinenlesbar übertragen werden können.

Dieses Format ermöglicht eine effiziente und fehlerfreie Verarbeitung von Rechnungen, da alle relevanten Informationen wie Datenstruktur und Semantik klar definiert sind. Die XRechnung wird vor allem im öffentlichen Sektor verwendet und ist verpflichtend für Unternehmen, die Rechnungen an Bundesbehörden stellen.

Die XRechnung existiert, um den Rechnungsprozess zu standardisieren und Rechnungen zu digitalisieren. Dieser Standard ermöglicht es, Rechnungen elektronisch und maschinenlesbar zu übermitteln, was Zeit und Aufwand spart.

Ziel ist es, Papierrechnungen zu ersetzen und durch die Automatisierung von Prozessen eine effizientere und fehlerfreie Abwicklung zu gewährleisten.

Derzeit gilt die XRechnung als Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Stellen, an öffentliche Stellen, etwa an Behörden oder öffentliche Auftraggeber im Bau- und Handwerk. Je nachdem, auf welche Leistung sich die XRechnung bezieht, kommen unterschiedliche Rechnungstypen zum Einsatz.

Seit dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht auch im B2B-Geschäft. Unternehmen müssen seitdem in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Für die Ausstellung gelten gestaffelte Übergangsfristen: Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 € müssen die Pflicht bis Ende 2027 erfüllen, alle übrigen bis Ende 2028. Kleinunternehmer:innen sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen.

Eigentlich müsste diese Frage „An wen muss man eine XRechnung stellen?“ lauten – denn ausschlaggebend ist der Rechnungsempfänger oder die Rechnungsempfängerin.

Wenn Sie Rechnungen an den Bund schreiben möchten, müssen Sie die zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes aufrufen und sich hier registrieren.

Letztlich unterscheidet sich die XRechnung optisch nicht von der klassischen Rechnung. Da sie jedoch als XML-Datei gespeichert wird, besteht sie auf einer tieferen Ebene aus einem Code, der für diejenigen, die sich in der Vergangenheit noch nicht mit XML beschäftigt haben, nicht lesbar ist.

Wichtig ist, dass die vorgegebenen Standards eingehalten werden und das Dokument im XML-Format gespeichert und versendet wird.

Alle Pflichtangaben sind identisch mit denen der klassischen Rechnung. Das bedeutet, dass unter anderem Informationen zu den folgenden Aspekten gegeben sein müssen:

• Name und Adresse von Rechnungsersteller:innen
• Name und Adresse von Rechnungsempfänger:innen
• Steuernummern
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Leistungszeitraum
• Positionen, deren Preise und Gesamtbeträge
• Zahlungsfrist
• Zahlungsbedingungen

Wenn diese Informationen nicht angegeben werden, gilt die Rechnung als unvollständig und wird vom Finanzamt nicht akzeptiert.

Sie sind auf der Suche nach einer Rechnungssoftware, die das Format XRechnung unterstützt und die Sie für die Erstellung Ihrer Rechnungen im B2B-Bereich nutzen können? Vielleicht erstellen Sie bereits heute Rechnungen an die öffentliche Hand und interessieren sich für geeignete Anbieter?

Unter anderem kommen die folgenden fünf Rechnungsprogramme in Frage:

• DATEV
• Lexware Office
• sevdesk
• Sage
• Fastbill

DATEV bietet umfassende Lösungen rund um alle Bereiche des Rechnungswesens – dementsprechend auch in Bezug auf die X-Rechnung. Das Tool lässt sich oft in bereits bestehende Systeme integrieren.

• Bewertung: 1,6 (Trustpilot)
• Preis: auf Anfrage
• Testversion: 30 Tage
• Demo: ja

Lexware Office richtet sich unter anderem an KMUs, die entweder jetzt oder in Zukunft XRechnungen erstellen müssen. Die entsprechenden Lösungen fügen sich in weitere Funktionen, wie Buchhaltung und Warenwirtschaft, ein.

• Bewertung: 3,5 (Trustpilot)
• Preis: ab 19,90 € pro Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 30 Tage
• Demo: ja

Auch sevdesk bietet Gründer:innen und Selbstständigen die Möglichkeit XRechnungen zu schreiben. Die entsprechenden Beträge fließen selbstverständlich in die Übersichten ein, die sevDesk im Rahmen seiner Analysen bietet. Zudem können Sie über das Programm individuelle Rechnungsvorlagen erstellen.

• Bewertung: 4,0 (Trustpilot)
• Preis: ab 8,90 € pro Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: ja
• Demo: ja

Die Lösungen von Sage richten sich an kleine und mittlere Unternehmen und lassen sich unter anderem mit der Lohnbuchhaltung kombinieren. Zahlreiche Kund:innen nutzen Sage nicht nur für den nationalen, sondern auch für den internationalen Rechnungsversand.

• Bewertung: 4,4 (Trustpilot)
• Preis: ab 6 € pro Monat und Mitarbeiter:in (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 30 Tage
• Demo: ja

Mit Fastbill haben Sie die Möglichkeit, alle Abläufe rund um den Bereich der Buchhaltung zu automatisieren. Die Lösung lässt sich unter anderem auch für die Zusammenarbeit mit externen Buchhalter:innen nutzen.

• Bewertung: 4,2 (Trustpilot)
• Preis: ab 9 € pro Monat und (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 14 Tage
• Demo: ja

💡 Die fünf genannten Programme decken die gängigsten Anforderungen an die XRechnung-Erstellung ab. Einen umfassenderen Überblick bietet der E-Rechnung-Software-Vergleich; speziell auf Handwerksbetriebe zugeschnittene Lösungen fasst der Artikel Rechnungsprogramme für Handwerker zusammen.

Eine E-Rechnungssoftware sollte verschiedene essenzielle Funktionen bieten, um Ihre Rechnungsprozesse effizient und gesetzeskonform zu gestalten:

• E-Rechnungsformate unterstützen: Unterstützt Formate wie ZUGFeRD und XRechnung für maximale Systemkompatibilität.

• Automatischen Versand tätigen: Spart Zeit und vermeidet Fehler durch pünktlichen, automatisierten Versand an Empfänger:innen.

• Pflichtangaben einhalten: Fügt automatisch gesetzlich vorgeschriebene Rechnungsangaben ein, um rechtliche Probleme zu vermeiden.

• GoBD-konform archivieren: Sichert revisionssichere und prüfungstaugliche Aufbewahrung der Rechnungen.

• Empfang organisieren: Ein zentrales Dashboard erleichtert Verwaltung und schnellen Zugriff auf eingehende Rechnungen.

• Visualisierung: Präsentiert Rechnungen benutzerfreundlich, um die Datenüberprüfung zu erleichtern.