Les impayés sont un vrai fléau pour les entreprises.
D’une part, ils peuvent avoir un impact considérable sur la trésorerie. En effet, lorsqu’ils s’accumulent, il devient difficile de faire face à vos charges (paiement des salaires, des impôts, cotisations sociales, dépenses professionnelles nécessaires au fonctionnement de l’activité, etc.). Si vous n’agissez pas rapidement, c’est la santé financière de votre société qui est en jeu.
D’autre part, ces impayés peuvent vous faire perdre un temps précieux dans votre comptabilité.
Une facture impayée est considérée comme :
- une créance douteuse, lorsqu’elle fait l’objet d’un retard de paiement important ;
- une créance irrécouvrable, lorsqu’elle est définitivement perdue.
Ces créances font l’objet d’un traitement particulier dans votre comptabilité. Par exemple, une créance irrécouvrable doit obligatoirement être justifiée par un certificat d’irrécouvrabilité... Bref, une complexité supplémentaire dont vous vous passerez bien.
D'abord, le mot d’ordre est la prévention.
Avant de contracter avec un nouveau client - notamment s’il s’agit d’un contrat important - n’hésitez pas à vous informer sur sa situation et sa solvabilité.
Par exemple, vous pouvez tout à fait :
- consulter le registre du commerce et des sociétés pour accéder aux informations clés sur l’entreprise : représentant légal, forme juridique, capital social. Sachez que vous avez également accès à des chiffres clés sur sa santé financière (chiffre d’affaires, résultat…), si les comptes n’ont pas été déposés avec déclaration de confidentialité ;
- demander à l’entreprise de vous fournir des attestations prouvant l’absence de dettes et le respect des délais de paiement.
S’il est déjà tard et que vous soupçonnez une défaillance de paiement, sachez qu’il existe des recours.
- En premier lieu, pensez à envoyer un rappel informel. Parfois, un retard résulte d’un simple oubli et il serait dommage de dégrader de bonnes relations commerciales avec un client, pour un malentendu.
- En cas d’absence de réponse, vous pouvez envoyer une lettre de mise en demeure. Généralement, une lettre recommandée avec accusé de réception suffit à débloquer la situation.
- Ensuite, vous pouvez envisager les procédures judiciaires de recouvrement. S’il s’agit d’un petit litige, la procédure d’injonction de payer sera la plus indiquée. Elle est simple, rapide et peu coûteuse.
Ces quelques bonnes pratiques vous permettront de mieux organiser votre comptabilité. Vous êtes alors en capacité de consacrer votre énergie à des missions plus stratégiques pour votre entreprise.
